Evolución-histórica

Primera fase (1975 - 1980)

La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter.

Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo". Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma transparente.

Interfaz de usuario amigable, personalizable y sensible al contexto.

Necesidad de formación mínima.

Compatibilidad con los productos que ya se poseen. Interoperabilidad con otras aplicaciones.

Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.

Segunda fase (1980 - 1990)

Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter.

La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, éstas aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso.

En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para PC’s, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.

Tercera fase (a partir de 1990)

La ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de PC’s.

Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo".

La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tienen que estar necesariamente en un mismo edificio. Esta capacidad tecnológica de hacer "circular" la información sin la necesidad de tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: "la oficina sin papel".

La auténtica ventaja de las suites es la integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado

 

Barra de botones

Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma dependiendo del producto.

Asimismo algunos productos cambian su barra de botones en función de la tarea que se está desarrollando, por ejemplo, variarán los iconos disponibles si se está dando formato a una celda o si se está trabajando directamente sobre un gráfico, implementando aquellos que son útiles para la tarea en cuestión.

Importación / Exportación

Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre productos semejantes, por ejemplo entre procesadores de texto, sino que es muy frecuente la necesidad de acceder a información de otro tipo de productos, como por ejemplo, importar datos de una base de datos a una hoja de cálculo, etc.

No obstante, cada producto almacena su información en un formato determinado con códigos propietarios por lo que las conversiones no siempre son todo lo exactas que cabría esperar.

Visualización

Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible.

Este tipo de visualización es propia de los procesadores de texto.

Este modo lo incorporan los paquetes de gráficos y presentaciones.

Tendencias tecnológicas y del mercado

Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las siguientes:

Trabajo en grupo.

Multimedia. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.

Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites , que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso.

Entre las características de una Suite de aplicaciones se pueden destacar:

·         Fácil manejo.

·         Interfaz de usuario amigable y personalizable.

·         Necesidad de formación mínima.

·         Compatibilidad con los productos que ya se poseen.

·         Inter-operabilidad con otras aplicaciones.

·         Seguridad de los datos.

Al elegir un producto de estas características es importante valorar los siguientes puntos:

·         Relación aumento de productividad / facilidad de uso.

·         Facilidad de enlace con aplicaciones externas.

·         Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre usuarios.

·         Mayor o menor integración de la herramientas.

-ANÁLISIS DE LOS PROCESADORES DE TEXTO

- Aspectos teóricos.

Aspectos técnicos en el proceso de adquisición de los procesadores de texto.

¿Qué es un procesador de textos?

El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de textos.

En este punto conviene matizar y diferenciar entre lo que son "editores de texto", "procesadores de texto" y "paquetes de autoedición".

Los editores de texto son programas muy sencillos cuyo fin principal es el de crear ficheros de texto. Su utilidad principal es la de editar ficheros de datos, o bien, la escritura de programas.

Los procesadores de texto son programas que permiten dar formato a un texto y realizar un gran número de operaciones tales como moverlo, cambiar el tipo de letra e imprimirlo.

Conceptos y funcionalidades básicos

Entre los principales conceptos que se manejan en los procesadores de texto están los siguientes:

Espaciado interlineal: cantidad de espacio entre las líneas del texto del documento.

Tabulaciones: permiten desplazar una línea individual de texto y alinear las columnas de texto.

Columnas: se utilizan para dividir el texto verticalmente en la página, los tipos de columnas más habituales son:

Periodísticas: hacen que el texto fluya en forma continua de columna en columna tal como aparecen en los diarios y periódicos.

Encabezados / Pies de página: parte de texto que se incorpora en la parte superior o inferior de cada página o en páginas alternas de un documento.

Justificación de texto: alinea el texto con los márgenes derecho e izquierdo, o centra el texto entre los márgenes.

Tipos de letra: diferentes tamaños, aspectos o fonts de los textos que forman los documentos.

A continuación se enumeran las funcionalidades más importantes de los procesadores de textos que afectan al formateo básico de un documento. Dichas funcionalidades son básicas y comunes a cualquier procesador de textos, y por lo tanto las mínimas a exigir:

Funciones de diseño de página

·         Espaciado interlineal

·         Numeración de líneas

·         Tabulaciones

·         Columnas periodísticas y paralelas

·         Márgenes

·         Numeración de páginas

·         Tamaño de papel

·         Tipos de letra

·         Encabezados / Pies de página

Funciones de edición de texto

Negrilla y subrayado

Tipos de letra

Generación de índices

Funciones gráficas

Creación de tablas

Editor de ecuaciones

Gráficos

Funciones avanzadas

Las funcionalidades que a continuación se enumeran son comunes a todos los procesadores de texto e intervienen directamente en el rendimiento de dichos productos. Esta característica de los procesadores de texto permite buscar una palabra en un documento y reemplazarla por otra.

Permite copiar o mover palabras, bloques de texto o gráficos en diferentes partes de un mismo documento, o bien de un documento a otro.

Gráficos / Diagramas / Tablas / Ecuaciones.

Funciones para Internet Página atrás. Página adelant1º--------------------------------------------1ºº1ºe. Página de inicio. Mostrar sólo la barra de herramientas de Internet. Últimas páginas visitadas.2

Funciones para Internet

Hoy en día los procesadores de texto punteros son muy similares salvo pequeñas diferencias de calidad o funcionalidad que pueden decantar al usuario por uno u otro producto. Todas estas características están orientadas a hacer más cómodo y eficaz el trabajo con un procesador de textos. Personalización de estilos : algunos procesadores de textos permiten personalizar estilos de párrafos de tal forma que todos los documentos tengan la misma estructura y estilo sin necesidad de definirlos cada vez que se comienza un documento.

Corrección ortográfica dinámica : es una facilidad que presentan algunos procesadores de texto para corregir ortográficamente lo que se acaba de escribir sin necesidad de volver sobre el texto.

Aspectos técnicos en el proceso de adquisición de los procesadores de texto

En este capítulo se pretende dar la orientación suficiente al comprador para la preparación del conjunto de especificaciones que definirán los requisitos que han de cumplir los procesadores de texto objeto de la adquisición.

Se realiza en primer lugar un análisis de las necesidades del comprador, a continuación se recogen los factores relevantes a tener en cuenta en el proceso de adquisición y, finalmente, se describe cómo deben ser planteadas las especificaciones técnico-funcionales para la elaboración del Pliego de Prescripciones Técnicas, qué normas, estándares y cláusulas tipo pueden ser de aplicación, y cuál es el cuestionario técnico diseñado para normalizar las ofertas y facilitar su evaluación.

·         Análisis de las necesidades del comprador

·         Factores relevantes en el proceso de adquisición

·         Diseño del pliego de prescripciones técnicas particulares

Análisis de las necesidades del comprador

La decisión de adquirir un programa de procesamiento de textos está influenciada por diversos factores, la mayoría de los cuales están en correspondencia directa con las necesidades experimentadas por el usuario y por las limitaciones o restricciones a las que debe ajustarse el paquete cuya adquisición se plantea.

El análisis de las necesidades existentes que deberán ser satisfechas por el programa de tratamiento de textos que se va a adquirir es la primera etapa que tiene que abordarse de modo sistemático dentro del proceso de adquisición.

Puntos a considerar

En esta fase inicial del proceso de adquisición deberán tenerse en cuenta todas aquellas necesidades, limitaciones y restricciones que afecten, entre otros, a los puntos siguientes:

Requisitos de funcionalidad, facilidad de uso y "amigabilidad".

Requisitos derivados del entorno de operación desde los puntos de vista del equipamiento físico y del equipamiento lógico (sistema operativo y otros programas de aplicación).

Factores relativos a las necesidades de los usuarios

Uno de los primeros factores a tener en cuenta cara a la adquisición de un programa para el procesamiento de textos es la experiencia previa del usuario. En el caso de usuarios poco habituados al trabajo con este tipo de dispositivos (aunque tengan un correcto dominio de la mecanografía) la necesidad más inmediata puede ser la de "amigabilidad" y facilidad de uso del programa en cuestión, aunque ello suponga cierto sacrificio de las potencialidades funcionales del paquete en cuestión.

Factores relativos al entorno de operación

Fundamentalmente existen dos factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de adquirir un programa determinado.

En lo relativo a este punto el comprador deberá conocer las herramientas correspondientes a esas aplicaciones, y los formatos de ficheros utilizados o utilizables en cada caso.

·         Tamaños de los documentos editables.

·         Funciones de administración de archivo.

·         Funciones de edición de texto.

·         Funciones de diseño de página y composición.

·         Funciones de tablas.

·         Funciones de dibujo y gráficos.

·         Idiomas disponibles.

·         Interfaz de usuario.

·         Ayudas.

·         Barras de botones.

·         Funciones de impresión.

·         Compatibilidad con otros formatos.

·         Orientación a objetos.

Funciones de trabajo en grupo.

En el pliego de prescripciones técnicas se deben indicar aquellas consideraciones que, extraídas del proceso de análisis de necesidades efectuado previamente, van a determinar las características y requisitos del objeto de nuestro contrato.

Estándar para la representación interna de datos en ficheros transportables entre diferentes programas de aplicación.

Adhesión al estándar ISO 10367:1991. Estándar de definición del conjunto de caracteres gráficos codificados para su uso en códigos de 8 bits.

Los cuestionarios, que de forma general deben acompañar a un pliego de contratación, están estructurados de la siguiente forma:

·         De empresa

·         De datos económicos

·         Cuestionario técnico particular

Estos cuestionarios tienen un carácter orientativo y abierto , es decir, podrán modificarse para incluir o suprimir algunas cuestiones particulares, dependiendo de las circunstancias de cada contratación.

ANALISIS DE LAS HOJAS DE CALCULO

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos.

En general cualquier información que se pueda organizar en forma de tabla (filas y columnas) será susceptible de ser tratada por una hoja de cálculo.

Conceptos y funcionalidades básicos

En el entorno habitual de trabajo con hojas de cálculo, han aparecido nuevos conceptos junto con los ya tradicionales, de:

Dirección de celda. Rango de celdas. Fórmulas. Son expresiones que realizan un cálculo, con valores de la hoja. Listas de macros y funciones.

Agrupamiento y consolidación de hojas. El trabajo con Cuadernos de Trabajo convierten a algunas hojas de cálculo actuales en tridimensionales, así, en un cuaderno se pueden agrupar varias hojas que contengan el mismo tipo y estructura de información y consolidar estos datos en una hoja final con el resultado de los cálculos efectuados en todas las hojas agrupadas.

Formateo de bloques y páginas. El aspecto final de un documento es muy importante, los datos no sólo deben ser fiables sino además deben ser agradables a la vista.

Gráficos.

Color, grosor, fondo y estilo de las barras y fondos del gráfico.

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  Análisis de datos. Son funcionalidades que permiten realizar análisis de hipótesis.

  
  

  Modeladores de datos.

  
  

  Utilización de Bases de Datos. Las hojas de cálculo deben trabajar con datos que están dispuestos en forma de tabla. Por lo tanto existe una similitud entre la disposición de los datos en una hoja de cálculo y una base de datos. Es un factor a tener en cuenta el que una hoja de cálculo sea capaz de importar datos de una Base de Datos. 

  
  

  Objetos y sus propiedades en una hoja de cálculo.

  
  

  Presentaciones. En el camino hacia la integración de las herramientas ofimáticas, algunos productos incluyen un módulo para generar presentaciones a partir de todos los diagramas existentes en la hoja de cálculo, pudiendo así mismo incluir textos y efectos de transición entre páginas y botones que contienen macros capaces de bifurcar la presentación hacia diferentes páginas de la misma.

  
  

  Conceptos y funcionalidades básicos.

  
  

  Cuaderno de trabajo

  
  

  Las hojas de cálculo han dejado de ser matrices de doble entrada por fichero para convertirse en Cuadernos de Trabajo. Estos están formados por un conjunto de hojas de cálculo (hasta 256 en algunos productos) y cada hoja de cálculo a su vez está formada por más de dos millones de celdas organizadas en filas y columnas en las cuales se pueden almacenar fórmulas o datos.

  
  

  Funciones

  
  

  Las funciones son fórmulas matemáticas predefinidas incluidas en una hoja de cálculo que permiten realizar operaciones devolviendo el resultado en una celda de la hoja.

  
  

  La mayoría de los productos de hoja de cálculo poseen un conjunto de funciones suficientes para satisfacer las necesidades de cualquier usuario medio, no obstante, algunos fabricantes añaden conjuntos de funciones más específicas y complejas con el objeto de dar un valor añadido a sus productos. Realizan conversión de números, operaciones Booleanas y cálculos con números complejos o funciones Bessel. De Carácter. Operan sobre cadenas de caracteres o texto.

  
  

  Conceptos y funcionalidades básicos 

  
  

  
  

Funciones

Una de las características más llamativas de una hoja de cálculo es la capacidad de obtener gráficos a partir de los datos contenidos en la hoja. Estos gráficos se obtienen a partir de la selección de un grupo de celdas y el producto debe permitir elegir entre distintos tipos de gráficos.

Se realiza en primer lugar un análisis de las necesidades del comprador, a continuación se recogen los factores relevantes a tener en cuenta en el proceso de adquisición y, finalmente, se describe cómo deben ser planteadas las especificaciones técnico-funcionales para la elaboración del Pliego de Prescripciones Técnicas, qué normas, estándares y cláusulas tipo pueden ser de aplicación, y cuál es el cuestionario técnico diseñado para normalizar las ofertas y facilitar su evaluación.

Análisis de las necesidades del comprador

La decisión de adquirir un programa de hoja de cálculo está influenciada por diversos factores, la mayoría de los cuales están en correspondencia directa con las necesidades experimentadas por el usuario y por las limitaciones o restricciones a las que debe ajustarse el paquete cuya adquisición se plantea.

El análisis de las necesidades existentes que deberán ser satisfechas por el programa de hoja de cálculo que se va a adquirir es la primera etapa que tiene que abordarse de modo sistemático dentro del proceso de adquisición. Requisitos derivados del entorno de operación desde los puntos de vista del equipamiento físico y del equipamiento lógico (sistema operativo y otros programas de aplicación).

Factores relativos a las necesidades de los usuarios

Uno de los primeros factores a tener en cuenta cara a la adquisición de un programa de hoja de cálculo puede ser el de la "amigabilidad" y facilidad de uso del programa en cuestión.

Factores relativos al entorno de operación

Fundamentalmente existen dos factores que deben tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de adquirir un programa determinado.

Personalización del entorno.

Funciones.

Gráficos 2-D.

Gráficos 3-D.

Edición de gráficos.

Ayudas.

Barras de botones.

Formatos de datos importables.

Normas y estándares aplicables

Las normas y estándares aplicables a esta guía podrán ser:

Cumplimiento con el estándar GKS .

Cláusulas tipo aplicables

Las cláusulas tipo aplicables podrán ser:

· Cláusula de actualización tecnológica de equipos arrendados.

Cuestionario técnico de la normalización y valoración de ofertas de hojas de cálculo.