Evolución-histórica
Primera fase (1975 - 1980)
La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es
decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no
tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con
el usuario árida. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter.
Aparecen nuevos estándares de
interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de
usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo". Todas
las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma
transparente.
Compatibilidad con
los productos que ya se poseen. Interoperabilidad con otras aplicaciones.
Facilidad para las
comunicaciones con otros entornos operativos.
Segunda fase (1980 - 1990)
Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que
daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas.
Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se
necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación
no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo
orientada a carácter.
La ofimática en este punto sigue
teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor
entidad dentro de la empresa, éstas aplicaciones estaban centralizadas en un
gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso.
En los últimos años 80, como
consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector
informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de
productos para PC’s, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto
en soporte físico como lógico de forma espectacular.
Tercera fase (a partir de 1990)
La ofimática moderna, está apoyada por PC’s con alta capacidad de
proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas
tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que
añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente
utilización de redes locales de PC’s.
Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario
que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el
concepto de "Trabajo en Grupo".
La información fluye a través de las redes de área local
y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tienen que
estar necesariamente en un mismo edificio. Esta capacidad tecnológica de hacer
"circular" la información sin la necesidad de tener un soporte en
papel lleva a pensar en el futuro: "la oficina sin papel".
La auténtica ventaja de las suites es la
integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e
interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por
separado
Barra de botones
Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de
distinta forma dependiendo del producto.
Asimismo algunos productos
cambian su barra de botones en función de la tarea que se está desarrollando,
por ejemplo, variarán los iconos disponibles si se está dando formato a una
celda o si se está trabajando directamente sobre un gráfico, implementando
aquellos que son útiles para la tarea en cuestión.
Importación / Exportación
Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos
entre productos semejantes, por ejemplo entre procesadores de texto, sino que
es muy frecuente la necesidad de acceder a información de otro tipo de
productos, como por ejemplo, importar datos de una base de datos a una hoja de
cálculo, etc.
No obstante, cada producto almacena su información en un formato
determinado con códigos propietarios por lo que las conversiones no siempre son
todo lo exactas que cabría esperar.
Visualización
Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo,
procesador de textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse
visualizar en distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el
tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible.
Este tipo de visualización es propia de los procesadores de texto.
Este modo lo incorporan los paquetes de gráficos y presentaciones.
Tendencias tecnológicas y del mercado
Entre las principales tendencias actuales de los productos
ofimáticos destacan las siguientes:
Trabajo en grupo.
Multimedia. Se puede decir que multimedia es la aplicación
conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.
Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una
serie de productos llamados suites , que son grupos de aplicaciones que al ser
utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en
cuanto a integración y facilidad de uso.
Entre las características de una Suite de aplicaciones se pueden
destacar:
·
Fácil manejo.
·
Interfaz de
usuario amigable y personalizable.
·
Necesidad de
formación mínima.
·
Compatibilidad
con los productos que ya se poseen.
·
Inter-operabilidad
con otras aplicaciones.
·
Seguridad de los
datos.
Al elegir un producto de estas características es importante
valorar los siguientes puntos:
·
Relación aumento
de productividad / facilidad de uso.
·
Facilidad de
enlace con aplicaciones externas.
·
Posibilidad de
trabajo en grupo, compartiendo la información entre usuarios.
·
Mayor o menor
integración de la herramientas.
-ANÁLISIS DE LOS PROCESADORES DE TEXTO
- Aspectos teóricos.
Aspectos técnicos en el
proceso de adquisición de los procesadores de texto.
¿Qué es un procesador de
textos?
El procesador de textos
es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un
procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil
manipulación de textos.
En este punto conviene
matizar y diferenciar entre lo que son "editores de texto",
"procesadores de texto" y "paquetes de autoedición".
Los editores de texto son
programas muy sencillos cuyo fin principal es el de crear ficheros de texto. Su
utilidad principal es la de editar ficheros de datos, o bien, la escritura de
programas.
Los procesadores de texto
son programas que permiten dar formato a un texto y realizar un gran número de
operaciones tales como moverlo, cambiar el tipo de letra e imprimirlo.
Conceptos y funcionalidades básicos
Entre los principales
conceptos que se manejan en los procesadores de texto están los siguientes:
Espaciado interlineal:
cantidad de espacio entre las líneas del texto del documento.
Tabulaciones: permiten
desplazar una línea individual de texto y alinear las columnas de texto.
Columnas: se utilizan
para dividir el texto verticalmente en la página, los tipos de columnas más
habituales son:
Periodísticas: hacen que
el texto fluya en forma continua de columna en columna tal como aparecen en los
diarios y periódicos.
Encabezados / Pies de
página: parte de texto que se incorpora en la parte superior o inferior de cada
página o en páginas alternas de un documento.
Justificación de texto:
alinea el texto con los márgenes derecho e izquierdo, o centra el texto entre
los márgenes.
Tipos de letra:
diferentes tamaños, aspectos o fonts de los textos que forman los documentos.
A continuación se
enumeran las funcionalidades más importantes de los procesadores de textos que
afectan al formateo básico de un documento. Dichas funcionalidades son básicas
y comunes a cualquier procesador de textos, y por lo tanto las mínimas a
exigir:
Funciones de diseño de página
·
Espaciado interlineal
·
Numeración de líneas
·
Tabulaciones
·
Columnas periodísticas y paralelas
·
Márgenes
·
Numeración de páginas
·
Tamaño de papel
·
Tipos de letra
·
Encabezados / Pies de página
Funciones de edición de texto
Negrilla y
subrayado
Tipos de
letra
Generación de
índices
Funciones gráficas
Creación de
tablas
Editor de
ecuaciones
Gráficos
Funciones avanzadas
Las funcionalidades que a
continuación se enumeran son comunes a todos los procesadores de texto e
intervienen directamente en el rendimiento de dichos productos. Esta
característica de los procesadores de texto permite buscar una palabra en un
documento y reemplazarla por otra.
Permite copiar o mover
palabras, bloques de texto o gráficos en diferentes partes de un mismo
documento, o bien de un documento a otro.
Gráficos / Diagramas / Tablas / Ecuaciones.
Funciones
para Internet Página atrás. Página adelant1º--------------------------------------------1ºº1ºe.
Página de inicio. Mostrar sólo la barra de herramientas de Internet. Últimas
páginas visitadas.2
Funciones
para Internet
Hoy en día los procesadores de texto punteros son muy similares
salvo pequeñas diferencias de calidad o funcionalidad que pueden decantar al
usuario por uno u otro producto. Todas estas características están orientadas a
hacer más cómodo y eficaz el trabajo con un procesador de textos.
Personalización de estilos : algunos procesadores de textos permiten
personalizar estilos de párrafos de tal forma que todos los documentos tengan
la misma estructura y estilo sin necesidad de definirlos cada vez que se
comienza un documento.
Corrección ortográfica dinámica : es una facilidad que presentan
algunos procesadores de texto para corregir ortográficamente lo que se acaba de
escribir sin necesidad de volver sobre el texto.
Aspectos técnicos en el proceso de
adquisición de los procesadores de texto
En este capítulo se pretende dar la orientación suficiente al
comprador para la preparación del conjunto de especificaciones que definirán
los requisitos que han de cumplir los procesadores de texto objeto de la
adquisición.
Se realiza en primer lugar un análisis de las necesidades del
comprador, a continuación se recogen los factores relevantes a tener en cuenta
en el proceso de adquisición y, finalmente, se describe cómo deben ser
planteadas las especificaciones técnico-funcionales para la elaboración del
Pliego de Prescripciones Técnicas, qué normas, estándares y cláusulas tipo
pueden ser de aplicación, y cuál es el cuestionario técnico diseñado para
normalizar las ofertas y facilitar su evaluación.
· Análisis de las
necesidades del comprador
· Factores
relevantes en el proceso de adquisición
· Diseño del
pliego de prescripciones técnicas particulares
Análisis de las necesidades del comprador
La decisión de adquirir un programa de procesamiento de textos
está influenciada por diversos factores, la mayoría de los cuales están en
correspondencia directa con las necesidades experimentadas por el usuario y por
las limitaciones o restricciones a las que debe ajustarse el paquete cuya
adquisición se plantea.
El análisis de las necesidades existentes que deberán ser
satisfechas por el programa de tratamiento de textos que se va a adquirir es la
primera etapa que tiene que abordarse de modo sistemático dentro del proceso de
adquisición.
Puntos a considerar
En esta fase inicial del proceso de adquisición
deberán tenerse en cuenta todas aquellas necesidades, limitaciones y
restricciones que afecten, entre otros, a los puntos siguientes:
Requisitos
de funcionalidad, facilidad de uso y "amigabilidad".
Requisitos derivados del entorno de operación desde
los puntos de vista del equipamiento físico y del equipamiento lógico (sistema
operativo y otros programas de aplicación).
Factores
relativos a las necesidades de los usuarios
Uno de los primeros factores a tener en cuenta cara
a la adquisición de un programa para el procesamiento de textos es la
experiencia previa del usuario. En el caso de usuarios poco habituados al
trabajo con este tipo de dispositivos (aunque tengan un correcto dominio de la
mecanografía) la necesidad más inmediata puede ser la de
"amigabilidad" y facilidad de uso del programa en cuestión, aunque
ello suponga cierto sacrificio de las potencialidades funcionales del paquete
en cuestión.
Factores
relativos al entorno de operación
Fundamentalmente existen dos factores que deben
tenerse en cuenta antes de tomar la decisión de adquirir un programa
determinado.
En lo relativo a este punto el comprador deberá
conocer las herramientas correspondientes a esas aplicaciones, y los formatos
de ficheros utilizados o utilizables en cada caso.
·
Tamaños de los documentos editables.
·
Funciones de administración de archivo.
·
Funciones de edición de texto.
·
Funciones de diseño de página y composición.
·
Funciones de tablas.
·
Funciones de dibujo y gráficos.
·
Idiomas disponibles.
·
Interfaz de usuario.
·
Ayudas.
·
Barras de botones.
·
Funciones de impresión.
·
Compatibilidad con otros formatos.
·
Orientación a objetos.
Funciones
de trabajo en grupo.
En el pliego de prescripciones técnicas se deben
indicar aquellas consideraciones que, extraídas del proceso de análisis de
necesidades efectuado previamente, van a determinar las características y
requisitos del objeto de nuestro contrato.
Estándar para la representación interna de datos en
ficheros transportables entre diferentes programas de aplicación.
Adhesión al estándar ISO 10367:1991. Estándar de
definición del conjunto de caracteres gráficos codificados para su uso en
códigos de 8 bits.
Los cuestionarios, que de forma general deben
acompañar a un pliego de contratación, están estructurados de la siguiente
forma:
· De
empresa
· De
datos económicos
·
Cuestionario técnico particular
Estos cuestionarios tienen un carácter orientativo y
abierto , es decir, podrán modificarse para incluir o suprimir algunas
cuestiones particulares, dependiendo de las circunstancias de cada
contratación.
ANALISIS
DE LAS HOJAS DE CALCULO
¿Qué es
una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que
permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones
generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos.
En general cualquier información que se pueda
organizar en forma de tabla (filas y columnas) será susceptible de ser tratada
por una hoja de cálculo.
Conceptos
y funcionalidades básicos
En el entorno habitual de trabajo con hojas de
cálculo, han aparecido nuevos conceptos junto con los ya tradicionales, de:
Dirección de celda. Rango de celdas. Fórmulas. Son
expresiones que realizan un cálculo, con valores de la hoja. Listas de macros y
funciones.
Agrupamiento y consolidación de hojas. El trabajo
con Cuadernos de Trabajo convierten a algunas hojas de cálculo actuales en
tridimensionales, así, en un cuaderno se pueden agrupar varias hojas que
contengan el mismo tipo y estructura de información y consolidar estos datos en
una hoja final con el resultado de los cálculos efectuados en todas las hojas
agrupadas.
Formateo de bloques y páginas. El aspecto final de
un documento es muy importante, los datos no sólo deben ser fiables sino además
deben ser agradables a la vista.
Gráficos.
Color, grosor, fondo y estilo de las barras y
fondos del gráfico.
Análisis de datos. Son funcionalidades que permiten realizar análisis de hipótesis.Modeladores de datos.Utilización de Bases de Datos. Las hojas de cálculo deben trabajar con datos que están dispuestos en forma de tabla. Por lo tanto existe una similitud entre la disposición de los datos en una hoja de cálculo y una base de datos. Es un factor a tener en cuenta el que una hoja de cálculo sea capaz de importar datos de una Base de Datos.Objetos y sus propiedades en una hoja de cálculo.Presentaciones. En el camino hacia la integración de las herramientas ofimáticas, algunos productos incluyen un módulo para generar presentaciones a partir de todos los diagramas existentes en la hoja de cálculo, pudiendo así mismo incluir textos y efectos de transición entre páginas y botones que contienen macros capaces de bifurcar la presentación hacia diferentes páginas de la misma.Conceptos y funcionalidades básicos.Cuaderno de trabajoLas hojas de cálculo han dejado de ser matrices de doble entrada por fichero para convertirse en Cuadernos de Trabajo. Estos están formados por un conjunto de hojas de cálculo (hasta 256 en algunos productos) y cada hoja de cálculo a su vez está formada por más de dos millones de celdas organizadas en filas y columnas en las cuales se pueden almacenar fórmulas o datos.FuncionesLas funciones son fórmulas matemáticas predefinidas incluidas en una hoja de cálculo que permiten realizar operaciones devolviendo el resultado en una celda de la hoja.La mayoría de los productos de hoja de cálculo poseen un conjunto de funciones suficientes para satisfacer las necesidades de cualquier usuario medio, no obstante, algunos fabricantes añaden conjuntos de funciones más específicas y complejas con el objeto de dar un valor añadido a sus productos. Realizan conversión de números, operaciones Booleanas y cálculos con números complejos o funciones Bessel. De Carácter. Operan sobre cadenas de caracteres o texto.Conceptos y funcionalidades básicos
Funciones
Una de las características más llamativas de una hoja de
cálculo es la capacidad de obtener gráficos a partir de los datos contenidos en
la hoja. Estos gráficos se obtienen a partir de la selección de un grupo de
celdas y el producto debe permitir elegir entre distintos tipos de gráficos.
Se realiza en primer lugar un análisis de las necesidades
del comprador, a continuación se recogen los factores relevantes a tener en
cuenta en el proceso de adquisición y, finalmente, se describe cómo deben ser
planteadas las especificaciones técnico-funcionales para la elaboración del
Pliego de Prescripciones Técnicas, qué normas, estándares y cláusulas tipo
pueden ser de aplicación, y cuál es el cuestionario técnico diseñado para
normalizar las ofertas y facilitar su evaluación.
Análisis de las
necesidades del comprador
La decisión de adquirir un programa de hoja de cálculo
está influenciada por diversos factores, la mayoría de los cuales están en
correspondencia directa con las necesidades experimentadas por el usuario y por
las limitaciones o restricciones a las que debe ajustarse el paquete cuya
adquisición se plantea.
El análisis de las necesidades existentes que deberán ser
satisfechas por el programa de hoja de cálculo que se va a adquirir es la
primera etapa que tiene que abordarse de modo sistemático dentro del proceso de
adquisición. Requisitos derivados del entorno de operación desde los puntos de
vista del equipamiento físico y del equipamiento lógico (sistema operativo y
otros programas de aplicación).
Factores relativos a
las necesidades de los usuarios
Uno de los primeros factores a tener en cuenta cara a la
adquisición de un programa de hoja de cálculo puede ser el de la
"amigabilidad" y facilidad de uso del programa en cuestión.
Factores relativos al
entorno de operación
Fundamentalmente existen dos factores que deben tenerse
en cuenta antes de tomar la decisión de adquirir un programa determinado.
Personalización del entorno.
Funciones.
Gráficos 2-D.
Gráficos 3-D.
Edición de gráficos.
Ayudas.
Barras de botones.
Formatos de datos importables.
Normas y estándares
aplicables
Las normas y estándares aplicables a esta guía podrán
ser:
Cumplimiento con el estándar GKS .
Cláusulas tipo aplicables
Las cláusulas tipo aplicables podrán ser:
· Cláusula de actualización tecnológica de equipos
arrendados.
Cuestionario técnico de la normalización y valoración de
ofertas de hojas de cálculo.
